Telkens wanneer ik aan een project start om PDF-bestanden toegankelijk te maken, stel ik mezelf eerst één vraag: moet dit document eigenlijk wel een PDF zijn?
Het klinkt bijna te simpel, maar deze ene vraag heeft klanten meer tijd en geld bespaard dan welke taggingtechniek of tool voor het toegankelijk maken van PDF’s dan ook die ik ooit heb aanbevolen. Want de meest efficiënte manier om met een ontoegankelijke PDF om te gaan, is niet altijd om deze te repareren; soms is het beter om je af te vragen of het formaat wel de juiste keuze is.
Het probleem waar niemand over praat
Organisaties komen bij mij met een achterstand. Soms gaat het om 50 documenten, soms om 500. Overheidsinstanties die de deadline van Titel II van de ADA moeten halen, universiteiten die hun cursusmateriaal op orde willen brengen, bedrijven die net een aanmaningsbrief hebben ontvangen. De eerste reactie is altijd dezelfde: we moeten al deze pdf’s aanpassen.
Als ik er dan daadwerkelijk voor ga zitten en kijk wat er in de stapel zit, blijkt een groot deel van die documenten helemaal geen PDF's te hoeven zijn. Er is een PDF-contactformulier dat een eenvoudig webformulier zou kunnen zijn. Een FAQ die uit Word is geëxporteerd en al drie jaar niet is bijgewerkt. Een beleidspagina die functioneel identiek is aan inhoud die al op de website staat. Een nieuwsbrief uit 2019 die niemand meer leest.
Het aanpassen van al die PDF's – de structuur taggen, de leesvolgorde aanpassen, alt-tekst toevoegen, de taal instellen, testen met een schermlezer – kost veel tijd. Voor een redelijk complex document is dat al gauw twee tot vier uur vakkundig werk. Vermenigvuldig dat met een achterstand van honderden documenten en je bent weken of maanden bezig, waarvan een groot deel aan documenten die niet in dat formaat hoeven te bestaan.
Het besluitvormingskader dat ik gebruik
Wanneer ik een PDF-bibliotheek controleer, sorteer ik elk document in een van de vier categorieën voordat iemand Acrobat opent:
Verwijder het
Is this document still current? Is anyone actually accessing it? A surprising number of PDFs sitting on websites are outdated. If the content is no longer relevant, take it down. You've just eliminated the remediation work entirely, and cleaned up your site in the process.
Zet het om naar HTML
Wordt dit document regelmatig bijgewerkt? Gaat het voornamelijk om tekstuele inhoud die mensen op het scherm lezen in plaats van af te drukken? Zaken als veelgestelde vragen, programmabeschrijvingen, personeelslijsten, informatiegidsen en nieuwsberichten komen bijna altijd beter tot hun recht als webpagina’s. HTML is van nature toegankelijker dan PDF; semantische opmaak werkt standaard met schermlezers, de inhoud past zich automatisch aan op mobiele apparaten en je hebt geen speciale tools nodig om het te onderhouden.
Vervang het door een webformulier
Is dit een invulbaar PDF-formulier? Aanvraagformulieren, registratieformulieren, feedbackenquêtes en aanvraagformulieren behoren tot de moeilijkst toegankelijk te maken PDF-bestanden. Invulbare PDF-formulieren vereisen de juiste labels, een correcte tabvolgorde, toegankelijke namen op basis van tooltips en zorgvuldig focusbeheer. En zelfs als ze goed zijn aangepast, werken ze in de meeste mobiele PDF-viewers nog steeds niet betrouwbaar. Een eenvoudig HTML-formulier biedt al deze mogelijkheden standaard en is aanzienlijk eenvoudiger toegankelijk te maken.
Dit verhelpen
Moet dit document echt een vaste visuele opmaak behouden? Juridische contracten, bouwtekeningen, vormgegeven publicaties, formele rapporten met complexe tabellen, ondertekende documenten; dit zijn de PDF’s die daadwerkelijk in het PDF-formaat thuishoren. Dit zijn de documenten waarvoor het de moeite waard is om tijd te besteden aan het corrigeren ervan.
Mijn ervaring is dat wanneer ik de documentbibliotheek van een klant door dit raamwerk haal, 30–50% van hun PDF's in de eerste drie categorieën valt. Dat betekent dat de werkdruk voor het opschonen met een derde tot de helft wordt verminderd nog voordat iemand een tagboom opent.
Waarom “gewoon alles saneren” de verkeerde standaardaanpak is
Er wordt vaak aangenomen dat elke PDF op uw website ter plekke moet worden aangepast. Maar deze aanpak brengt reële kosten met zich mee die verder gaan dan alleen de uren die nodig zijn om uw PDF aan de voorschriften te laten voldoen.
Onderhoudslast
Een aangepaste PDF is een momentopname. Telkens wanneer de broninhoud verandert – een telefoonnummer wordt bijgewerkt, een beleid wordt herzien, een datum verloopt – moet iemand ofwel het bronbestand opnieuw exporteren en de PDF opnieuw aanpassen, ofwel de PDF rechtstreeks bewerken en hopen dat de tagstructuur intact blijft. Bij HTML werk je de webpagina één keer bij en ziet iedereen de actuele versie. Er is geen tweede document dat onderhouden moet worden.
Mobiele ervaring
PDF’s op mobiele apparaten bieden voor iedereen een slechte gebruikerservaring, niet alleen voor mensen die ondersteunende technologie gebruiken. Ze passen zich niet aan de schermgrootte aan, zoomen met twee vingers is onhandig en veel toegankelijkheidsfuncties die in de desktopversie van Adobe Reader wel werken, functioneren helemaal niet in mobiele viewers of bij weergave in de browser. Als het grootste deel van je publiek op telefoons zit – en statistisch gezien is dat waarschijnlijk het geval – is een webpagina voor hen een betere keuze.
Vindbaarheid
Zoekmachines kunnen de inhoud van PDF-bestanden indexeren, maar niet zo effectief als HTML. Webpagina’s zijn gemakkelijker te vinden, er kunnen eenvoudiger links naar specifieke delen ervan worden geplaatst en bezoekers kunnen ze gemakkelijker delen. Een geoptimaliseerde PDF die drie klikken diep in uw website verborgen ligt, is minder bruikbaar dan dezelfde inhoud die als een goed gestructureerde pagina wordt gepresenteerd.
Voortdurende naleving
Toegankelijkheid is geen eenmalig project. Standaarden veranderen, inhoud verandert en websites worden vernieuwd. HTML-inhoud die in uw CMS staat, verandert mee met uw website. PDF’s zijn statische bestanden die gemakkelijk achterblijven; ze worden niet bijgewerkt, er wordt niets aan gedaan en ze vormen stilletjes een risico waarvan u zich niet bewust bent.
Het gesprek dat je met je team moet voeren
Als je voor een PDF-conversieproject staat, is het allerbelangrijkste wat je kunt doen voordat je eraan begint, een openhartig gesprek voeren met de belanghebbenden bij de inhoud. Dit zijn de vragen waarmee ik altijd begin:
Waarom is dit überhaupt als PDF opgeslagen? Vaak is het antwoord: “Omdat we dat altijd zo hebben gedaan” of “Iemand heeft het vanuit Word geëxporteerd.” Geen van beide redenen is een reden waarom het een PDF moet blijven.
Voor wie is dit document bedoeld en hoe krijgen zij er toegang toe? Als uw publiek het op schermen en telefoons leest, is HTML bijna altijd het betere formaat.
Hoe vaak verandert deze inhoud? Alles wat vaker dan eens per jaar wordt bijgewerkt, is waarschijnlijk beter geschikt als webpagina die direct in het CMS kan worden bewerkt.
Heeft u het bronbestand nog? Als het originele Word- of InDesign-bestand nog bestaat, is het aanzienlijk sneller om toegankelijkheidsproblemen daar op te lossen en opnieuw te exporteren dan om dit in Acrobat te corrigeren. Als niemand het bronbestand kan vinden, is dat een teken dat u moet overwegen of de inhoud niet gewoon opnieuw als webpagina moet worden opgebouwd.
Moet dit document een vaste visuele lay-out hebben? Als het antwoord nee is – en voor de meeste informatieve documenten is dat het geval – dan voegt PDF complexiteit toe zonder toegevoegde waarde.
Wat moet als PDF blijven
Ik ben niet tegen PDF, maar er zijn legitieme gevallen waarin dit formaat de juiste keuze is.
Documenten waarbij de exacte visuele opmaak behouden moet blijven voor afdrukken of juridische doeleinden. Formele rapporten, jaarverslagen en publicaties waarbij de integriteit van het ontwerp van belang is. Formulieren die ondertekend of notarieel bekrachtigd moeten worden. Archiefdocumenten die als stabiele, op zichzelf staande bestanden moeten bestaan. Technische tekeningen, blauwdrukken en diagrammen waarbij ruimtelijke verhoudingen cruciaal zijn.
Voor deze documenten is het absoluut de moeite waard om ze te corrigeren; en goed te doen. Dit zijn de documenten waaraan u uw tijd voor correctie zou moeten besteden, niet het personeelsregister of het lunchmenu dat iemand in 2021 vanuit Word heeft geëxporteerd.
Waar het op neerkomt
Het aanpassen van PDF-bestanden is vakwerk en kost veel tijd. Elk uur dat je besteedt aan het aanpassen van een document dat helemaal geen PDF hoefde te zijn, is een uur dat je had kunnen besteden aan een document dat dat wel nodig heeft.
De stap met de grootste impact in elk toegankelijkheidsherstelproject is niet het leren van een nieuwe Acrobat-techniek of het aanschaffen van betere tools; het is het eerlijk bekijken van uw documentbibliotheek en u afvragen welke documenten daadwerkelijk in dit formaat moeten bestaan.
Verminder eerst de stapel en herstel vervolgens wat er overblijft met de zorg en aandacht die het verdient.
Stuur me 5 pagina's en ik vertel u wat er mis is en wat het kost om dit te repareren.